Registrera konto

Jobbsökning

Att samanställa en ansökan - för nyutbildade och erfarna

En bra ansökan kräver förberedelser och tålamod om du ska uppnå ett bra resultat

Det är inte lätt att skriva en bra ansökan. Det kräver förberedelser och tålamod om du ska uppnå ett bra resultat. Här följer några riktlinjer och generella krav för en bra ansökan. Det är dock viktigt att poängtera, att det inte finns ett facit på hur en ansökan ska vara. Låt riktlinjerna ge dig inspiration och anpassa din arbetsansökan till den konkreta situationen.

Materialet är utarbetat i samarbete med AS/3

Generella krav

Ansökans layout

En arbetsansökan ska vara lätt att läsa. Därför har layouten en stor betydelse. Förr krävde man att en ansökan skulle vara handskriven, idag är det standard att arbetsansökningar skrivs på maskin eller PC. Var uppmärksam på att du stavar rätt till:

Företagets namn
Adress
Namnet på den person brevet vänder sig till (kontaktpersonen)

Byt stycke när det är logiskt att göra det. Det ska vara luft mellan styckena och du ska vara säker på att det inte finns något stav- eller mellanslagsfel.

En positiv inställning

Du ska självklart inte vara oärlig i din ansökan. Det finns dock ingen anledning att presentera dig på ett negativt sätt.

"Jag hoppas att ni anställer mig, eftersom jag har en mycket dålig ekonomi"

"Även om jag inte är så bra på engelska, söker jag ändå jobbet"

"Jag startade på utbildningen men slutade p g a ekonomiska problem"

"Jag sa upp mitt arbete som en protest mot dåligt ledarskap"

"Jag söker arbete, eftersom jag anser mig för överkvalificerad på mitt nuvarande jobb"

Språk

Ansökan ska skrivas på vanlig svenska, utan krångliga meningar, låneord, fraser och slanguttryck. Det är bäst att ha en personlig stil, men det är viktigt att försöka undvika fel och formuleringar som kan missförstås som t.ex.:

"Eftersom jag sökt många andra arbeten, ber jag er att kontakta mig så snart som möjligt." (Det tyder på att man inte är målinriktad.)

"Jag tycker att det är ett intressant arbete, som skulle kunna uppfylla mina behov för framtiden." (Här fokuseras det på ansökarens behov - fokusera hellre på företagets behov.)

"Jag anser mig själv vara en mycket duktig, flexibel, extrovert och målinriktad person som ni skulle kunna få stor glädje av." (Se upp med att överdriva - omformulera det eventuellt till "Andra anser nog att jag är.")

"Det är mitt hopp att ni vill anställa mig eftersom jag länge sökt arbeten som det ni har beskrivit i annonsen, och som jag efter vårt samtal finner mycket intressant, och ni kan således förvänta er att få en stabil och mycket motiverad medarbetare för många år framöver, vilket jag hoppas att ni kommer att uppskatta, i samband med urvalsprocessen." (En allt för lång mening.)

Bilagor

Bilagor och referenser bifogas om det uttryckligen står så i annonsen. Ibland står det inget nämnt i annonsen om bilagor, då är det lätt att bli osäker på vad arbetsgivaren vill. I de flesta tillfällen är det dock så att om det inte står något i annonsen om bilagor bör man inte bifoga sådana.

Om du är nyutbildad och har bra betyg är det naturligt att bifoga examenspapperna. Ofta betyder inte själva betygen så mycket. Har du andra ting som du som nyutbildad kan framhäva t.ex. uppehåll i utlandet, fritidsaktiviteter eller annat, så är betygen av mindre betydelse. Det beror också på vilket arbete du söker och vilket företag du vänder dig till.

Korrektur

Om du någon gång har mottagit ett brev där ditt namn är felstavat vet du att det ger ett dåligt intryck av avsändaren. Det är därför en fördel att be någon annan att läsa igenom din ansökan innan du sänder den. Du ska inte skicka den förrän den är helt felfri.

Vad står i annonsen?

Om du önskar svara på en annons ska du först läsa igenom den mycket noggrant. På det viset finner du det faktiska innehållet i arbetet och undviker därmed att söka en anställning du inte önskar.
Informationen i platsannonsen kan delas in i fyra grupper:

Upplysningar om företaget
Upplysningar om jobbet
Krav till ansökaren
Bristfälliga upplysningar

Tala med företaget

Om det finns några oklarheter eller något du undrar över så ring till företaget innan du sänder din ansökan. Det medverkar också till att det blir lättare att skriva en målriktad ansökan.

Oftast svarar företagen med glädje på dina frågor. Några kanske t.o.m. ger dig en kontaktperson. Poängen är att inte slösa bort varandras tid på en ansökan eller intervju som inte är relevant.

Här föjer några goda råd som du med fördel kan använda när du ringer till företag.

Ha alltid penna och papper vid telefonen så att du kan notera viktiga saker. Du kan också skriva ner dina frågor om du är osäker på om du kommer ihåg dem.
Fråga alltid efter personen som är angiven i annonsen. Du ska aldrig ställa frågor till andra än den angivna personen. Står det inte något namn i annonsen så låt växeln eller receptionen hjälpa dig.
Om inte kontaktpersonen är anträffbar ringer du själv tillbaka! Överlämna aldrig initiativet till att söka arbete till annan sida.
Anteckna vem du talar med. Kanske ska du använda namnet i din ansökan eller ringa tillbaka senare.
Fråga om relevanta saker såsom t.ex.:
Är det en ny befattning?
När ska den tillträdas?
Vilka av de i annonsen uppställda kraven är viktigast?
Är det några krav på ålder (om det inte uppgivits)? Vad betyder det mer specifikt med..(t.ex. om det står i annonsen; någon erfarenhet innanför området är önskvärt. Vad är någon erfarenhet?)
Tala långsamt och tydligt. Det skapar lugn och överblick i telefonsamtalet både för dig själv och kontaktpersonen.
Lyssna aktivt, d v s låt kontaktpersonen tala ut, lyssna och ställ eventuellt frågor.
Dra aldrig ut på samtalet utan avsluta det när du menar att du har gjort vad som varit möjligt för att få uppfyllt ändamålet med telefonsamtalet.
Av konkurrensmässiga orsaker kan det hända att du inte får de upplysningar du bett om. Det kan förekomma när ett företag använder sig av en konsultverksamhet för anställningen.

Utarbeta en ansökan

A. Inledning

Gå rätt på saken och använd t.ex. en av följande meningar:

Försäljningschef - "Med hänvisning till er annons på StepStones hemsida 2008-05-05 och vårt telefonsamtal i dag sänder jag härmed min ansökan till arbetet som försäljningschef".
Administrativt arbete - "Jag har med intresse läst er annons på StepStones hemsida och vill härmed ansöka om tjänsten".

B. Motivering

Motivera din ansökan. Berätta varför du söker just det arbetet. Motiveringen kan t.ex. vara att du har många års erfarenheter i branschen eller specifik kunskap om verksamheten.

C. Svar på krav

Din ansökan ska upplysa mottagaren om på vilka områden du uppfyller de i annonsen specificerade kraven. Du bör därför analysera annonsen och notera kraven som arbetsgivaren ställer. Därefter betonar du med utgångspunkt i ditt CV (som bifogas) de kvalifikationer och den kompetens som matchar företagets krav.

D. Avslutning

Du avslutar som du började - kort och precist. Visa igen att du är aktiv och intresserad i anställningen. Du kan t.ex. skriva:

"Jag tillåter mig att ta kontakt med er i slutet av nästa vecka för att reda ut eventuella frågor."

"Det skulle glädja mig om denna anmodan kunde leda till ett för båda parter givande samtal."

Glöm inte att skriva under ansökan.

E. Omfattning

Hur lång en ansökan ska vara beror på erfarenheter, ålder, arbetets innehåll och den sökandes förmåga att formulera sig. Ju större erfarenhet, längre anställning och högre ålder samt god förmåga till att formulera sig, desto längre kan ansökan vara. Ansökan ska vara precis så lång att man har sålt sig själv på ett lämpligt sätt. Men inte längre än nödvändigt. Fundera på vad som ska ingå i ditt CV och som inte behöver upprepas i själva ansökan.

Om ansökan rymmer mer än en A4-sida, ska den vara särskilt bra och målinriktad. Om den däremot rymmer mindre än en A4-sida bör man överväga om man utnyttjat utrymmet optimalt eller om men kan sälja sig själv lite mer och bättre. Omkring en A4-sida är genomsnittet. Man bör knappast någonsin skriva en ansökan som är längre än en och en halv till två sidor.

F. Uppföljning

Många företag skickar en bekräftelse till avsändaren efter det att de mottagit ansökan. Om det inte är fallet kan man tillåta sig att ringa för att kontrollera att de mottagit ansökan.

Efter det att du sökt ett arbete följer du upp på din ansökan genom att ringa eller skriva till företaget. Uppföljning är relevant i förbindelse med:

bekräftelse på att man mottagit din ansökan
kallelse till intervju
efter ett samtal för att visa att du fortfarande är intresserad
efter ett avslag eftersom du vill veta orsaken därtill

Uppföljningen ska inte undervärderas. Här har du möjligheten att skilja dig från övriga ansökare och understryka ditt intresse för arbetet.

Om du inte har mottagit en bekräftelse en vecka efter det att du sänt din ansökan kan du helt klart tillåta dig att ringa till företaget och höra om de fått din ansökan.

Uppföljningsbrev

För att säkra att du och företaget är eniga om ett avtal kan du skicka en bekräftelse. Ett sådant brev skrivs typiskt i följande situationer:

Du bekräftar att du vill ringa tillbaka till företaget på ett avtalat datum.
Du bekräftar att du kommer till ett avtalat möte.

Du kan också överväga om du ska sända ett tackbrev. Några anser att det är att överdriva, medan andra tycker att det är en utmärkt idé. Gör upp med dig själv vad din åsikt är om tackbrev. Tackbrev kan användas i följande situationer:

Du tackar för ett telefonsamtal och meddelar att arbetet fortsatt intresserar dig.
Du tackar för ett givande möte och meddelar att arbetet fortsatt intresserar dig.

Uppföljning på avslag

Om du mottar ett skriftligt avslag på en ansökan kan det vara klokt att följa upp på avslaget.

Även om du inte fått arbetet kan du bli en värdefull erfarenhet rikare. Du ska veta varför du inte fick arbetet. Ett avslag på ansökan är inte detsamma som att du är oduglig. Konkurrensen är hård i dag. Det är kanske mellan 50 och 150 eller fler ansökare på varje ledigt jobb. Därför är det naturligt att du ska söka några arbeten innan du lyckas.

Skriftliga avslag är sällan informativa. Ett typiskt avslag kan låta:

"Vi måste tyvärr meddela Dig att du inte är aktuell för att tillsätta ovan nämnda jobb eftersom vi valt att gå vidare med andra kandidater, vilka vi menar i högre grad motsvarar profilen för arbetet"

"Tack för din ansökan och vi beklagar att vi måste meddela dig att jobbet är tillsatt till annan sida."

När man fått avslaget har man ofta några obesvarade frågor. Om du inte är klar över varför du inte fick arbetet kan du välja att ringa till företaget för att få en förklaring.

"Du har läst min ansökan och haft en anställningsintervju med mig. Vilka goda råd kan du ge mig som jag kan använda nästa gång jag söker arbete."

Du kan eventuellt försöka utvidga ditt kontaktnät:

"Känner du till några företag som kanske har behov för en medarbetare med min bakgrund?"

Även om det är irriterande att du inte fick arbetet är det viktigt att du ändå ger ett gott intryck. Därför ska du avslutningsvis alltid tillkännage att du fortfarande är intresserad.

"Om ni senare får användning för en person med min bakgrund eller hör om andra företag som har det ber jag er att vänligast kontakta mig."

Exempel på en ansökan

Företagets namn
Adress
Postnummer Ort

Ansökan - "3006"

Malmö, XX.XX.XX.

Med anledning av er annons på StepStone och telefonsamtal med Sven Svensson söker jag härmed arbetet som bokhållare.

Jag har tretton års erfarenhet av bokföring och 1994 avslutade jag en vidareutbildning i redovisning. De senaste tre åren har jag varit redovisningsassistent på Lokala Skattemyndigheten. På grund av betydande omstruktureringar, som omfattar 500 personer i organisationen, söker jag nu nya utmaningar. Som jag nämnde i mitt samtal med Sven Svensson, önskar jag poängtera följande kvalifikationer från bifogad datalista:

Redovisningserfarenhet

Jag har stor erfarenhet av de områden som arbetet kräver. Således har jag erfarehet av bokslut, registrering, kontroll och diverse arbetsuppgifter inom redovisning.

Externa kontakter

Jag tycker om och är van vid många externa kontakter såsom till advokater, offentliga myndigheter och kunder.

Språk

Jag har goda kunskaper i engelska och har nyligen avslutat en intensivkurs i engelska.

Personliga egenskaper

I mitt arbete är jag självständig och serviceorienterad.

Jag ser fram emot att höra ifrån er och står gärna till förfogande för ytterligare upplysningar.

Med vänlig hälsning

Lena Jansson

Namn Efternamn
Adress
Postnummer Ort
Tel.nr:

Företagsnamn
Adress
Postnummer Ort

Att.: Sven Svensson Landsort, XX.XX.XX

Ang.: Annons i Dagens Nyheter - XX.XX.XX

Jag har med stort intresse läst ovan nämnda annons, och eftersom jag finner arbetet mycket intressant, och menar att mina kvalifikationer stämmer väl överens med de i annonsen ställda kraven, söker jag härmed arbetet.

Vem är jag?

Ni får en person som kastar sig över nya utmaningar med ett stort initiativ och engagemang som passar sina arbetstider, har god humor och som är bra på att motivera andra, inte minst i stressiga situationer. Jag förlorar ändå inte överblicken och löser arbetsuppgifterna i ett resultatsökande samarbete. Tillsammans med min man, som är försäljningschef i ett amerikanskt företag, har jag två barn och bor i ett "drömhus" där vi lägger en hel del kraft och energi i fritiden tillsammans med våra barn.

Vad kan jag?

De i annonsen ställda kraven om kunnighet i kundservice och ordermottagning, har sedan en tid tillbaka varit en stor del av min vardag. Jag är heller inte rädd för arbetsuppgifter inom IT. Skulle det vara så att ni en dag saknar arbetskraft på lagret ställer jag gärna upp. Min bakgrund är 9 års arbetslivserfarenhet inom kontor och lager och innan dess arbetade jag i en handelsträdgård med eget ansvarsområde.

Varför just jag?

Därför att jag är mångkunnig och har kunskap och erfarenheter inom de önskade områdena. Därutöver kan jag använda dessa kvalifikationer för ömsesidig utveckling av såväl mig själv och företagets kvalitéer. Jag ser fram emot en vidare dialog om mina möjligheter för anställning hos er.

Med vänlig hälsning

Lisa Johansson