SIDA · Publicerad 17 feb 2020

Verksarkivarie med placering i Visby eller Stockholm, ref 20/20

Är du en engagerad arkivarie som vill arbeta på en myndighet som har ett angeläget samhällsuppdrag? Vi söker en person som ska leda och driva utvecklingen av myndighetens arkivbildning och ansvara för myndighetens övergripande och strategiska arkivfrågor. Samverkan såväl internt inom myndigheten som med externa parter är en naturlig del i arbetet. Uppdraget omfattar även att delta i det nordiska samarbetet inom området, men även att medverka i nationella nätverk. Även resor till utlandsmyndigheter kan komma ifråga.

Sida är en statlig myndighet som arbetar på uppdrag av Sveriges riksdag och regering för att minska fattigdomen i världen. Genom arbete tillsammans med andra aktörer bidrar vi till att genomföra Sveriges politik för global utveckling. Vi arbetar med att genomföra den svenska utvecklingspolitiken som ska skapa förutsättningar för fattiga människor att förbättra sina levnadsvillkor. I vårt uppdrag ingår också att bedriva reformsamarbete i Östeuropa, men också att förmedla humanitärt bistånd till människor i nöd.

Avdelningen för Verksamhetsstöd (VERKSTÖD) har till uppdrag att stödja myndigheten i frågor om utvärdering, juridik, upphandling, intern service, intern styrning och kontroll, dokumentation och arkiv.

Enheten Dokument, Administration och Resurs (DAR) söker en utvecklingsorienterad verksarkivarie. Enheten har sin bas i Visby och har för närvarande 23 medarbetare varav fem är placerade vid centralarkivet i Stockholm.

Enheten ansvarar för att utveckla, kvalitetssäkra och säkerställa väl fungerande processer och verksamhet inom enhetens ansvarsområden. Ansvaret omfattar såväl arkiv- och dokumenthantering som löneadministration.

Myndighetens utmaningar inom arkivområdet är flera. Arbetet med att skapa en infrastruktur för att långsiktigt hantera elektroniskt lagrad information (e-arkiv) fortsätter. Sidas stöd till Förvaltningsavdelningen vid Regeringskansliet gällande arkivhanteringen vid utlandsmyndigheterna behöver fortsatt utvecklas och stärkas. I särskild ordning bedriver Sida även ett omfattande arkivvårdsarbete. Tillsammans bidrar dessa, och andra, åtgärder till att successivt effektivisera och stärka Sidas informationsförvaltning

Myndighetens arbete med att stärka informationsförvaltningen fortsätter. Möjligheter till förenklingar ska fortsatt tas tillvara som ett led i ett ändamålsenligt stöd till den övriga verksamheten.

Arbetsuppgifter

I din roll som verksarkivarie ansvarar du för myndighetens övergripande och strategiska arkivfrågor. Du ansvarar även för ledning och utveckling av myndighetens arkivbildning.

Du kommer att vara delaktig i att utforma strategier och planer för en hållbar och långsiktig informationsförsörjning utifrån gällande regelverk. Det omfattar bland annat att förvalta och utveckla myndighetens verksamhetsbaserade arkivredovisning.

Tillsammans med övriga arkivarier arbetar du med den dagliga arkivhanteringen. Du svarar även för stöd och utbildning till Sidas chefer och medarbetare i frågor som rör arkiv- och dokumenthantering. Du ansvarar även för samråd med Riksarkivet respektive Regeringskansliet/Förvaltningsavdelningen samt representerar Sida vid nordiska arkivchefsmöten.
  • Ansvara för arbetet med myndighetens övergripande och strategiska arkivfrågor.
  • Övergripande ansvara för planering, styrning och ledning samt utveckling av myndighetens arkivbildning.
  • Ansvara för att fastställa centrala dokument inom området och svara för stöd och rådgivning till Sidas chefer och medarbetare inom området.
  • Ansvara för kontakten med Riksarkivet, Justitiekanslern m.fl..
  • Företräda arkivfunktionen såväl internt som externt. Det innefattar att inhämta och sprida information bland annat genom deltagande i nätverk.
  • Ansvara för att säkerställa nödvändig kunskaps- och metodutveckling samt
  • omvärldsbevakning inom arkivområdet.
  • Ansvara för samråd med och stöd till Regeringskansliet/Förvaltningsavdelningen inom arkivområdet vad gäller ambassader med biståndsverksamhet. Det innefattar även att genomföra arkivstödresor
  • Utföra övrigt förekommande arkivuppgifter såsom att tolka och tillämpa arkivföreskrifter, utarbeta framställan om gallring, ordna och förteckna arkiv samt lämna ut allmän handling.
  • Medverka till informationsspridning, metodutveckling och lärande inom det egna ansvarsområdet.
  • Medverka till arkivfunktionens utveckling.
  • Medverka i framtagandet av instruktioner för myndighetens arkivverksamhet.
Kvalifikationskrav

Förutom nedanstående kvalifikationskrav hänvisas till Sidas personalpolicy

Utbildning
  • Relevant akademisk utbildning/examen som omfattar minst omfattar 40 p eller 60 hp inom Arkivvetenskap, eller motsvarande utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.
Språk
  • Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift.
Kompetens och arbetslivserfarenhet
  • Flerårig erfarenhet av att arbeta som arkivarie, gärna i ledande position.
  • Mycket god erfarenhet av tolkning och tillämpning av inom området relevanta lagar, förordningar och föreskrifter/regler.
  • Erfarenhet av verksamhetsbaserad arkivredovisning.
  • Mycket god förmåga till samarbete och kommunikation.
  • God erfarenhet av verksamhetsutveckling.
  • God erfarenhet av digital informationshantering.
  • God förmåga att arbeta med Windows Office-paketet och Sharepoint.
Personliga egenskaper

Vi söker dig som:
  • Kan leda förändring.
  • Är noggrann, målinriktad och van att arbeta självständigt.
  • Är utåtriktad och pedagogisk och trivs i rollen med att informera och ge stöd till medarbetare och chefer.
  • Är analytiskt lagd.
  • Är strukturerad och har en hög serviceambition.
  • Skapar och underhåller nätverk såväl internt som externt.
Sida har även definierat ett antal generella kompetenser som du som medarbetare behöver ha för att myndigheten ska kunna uppnå sina verksamhetsmål. Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och söker dig som är initiativtagande och drivande och besitter kunskap och förståelse för att bidra till nytänkande och innovation. Du behöver ha en god förmåga att samarbeta med flera parter, god kommunikativ förmåga och kunna föra dialog samt förmåga att skapa förtroende bland de du möter och arbetar med. Du bör vidare vara flexibel för att hantera det oförutsägbara och vara lösningsorienterad.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Meriter
  • Erfarenhet av roll som verksarkivarie.
  • Erfarenhet av personalledning.
  • Erfarenhet av att driva utveckling (jfr ovan).
  • Erfarenheter av systemförvaltning/-utveckling, databashantering etc. (motsvarande).
  • Erfarenhet av elektronisk dokument- och ärendehantering.
  • Erfarenhet av arbete med långsiktigt bevarande av elektroniska handlingar och digital informationshantering.
  • Erfarenhet av att tillämpa standarder inom informationshantering.
  • Erfarenheter av arbete med informationssäkerhet.
  • Erfarenhet av att utreda frågor om bevarande och gallring i IT-system.
  • Erfarenhet som arkivarie från offentlig förvaltning.
Anställningsvillkor

Befattningen avser en tillsvidareanställning med tillträde efter överenskommelse, och med placering antingen i Visby eller i Stockholm.

Provanställning tillämpas

Övrigt

Befattningen är säkerhetsklassad varför du måste vara svensk medborgare och också lämna samtycke till registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen om du blir erbjuden befattningen.

Information

Vid kontakt vänligen ange ref.nr 20/20.

Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av Thomas Küchen, 08-698 52 88, Mikael Andersson, 08-698 57 10, Karl Larsson, 08-698 50 39 eller Björn Strömberg 08-698 57 15.

Annonsförsäljare undanbedes vänligt men bestämt.

Fackliga företrädare vid Sida är Saco Sida (kontaktperson: Ulrika Hessling Sjöström. tfn 08-698 53 74) och Fackförbundet ST inom Sida (kontaktperson: Lisbeth Nylund, tfn 08-698 40 19).

I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.

Sista ansökningsdag är den 26 februari 2020.

Sida värdesätter de kvaliteter som en jämn könsfördelning och etniskt mångfald tillför.
+ Läs mer om jobbet

Inga fler jobb från SIDA tillgängliga

Inga fler liknande jobb tillgängliga